Tenés más cosas por hacer de las que creés que podés manejar. Tenés que organizarte bien para hacer frente a todo. Te agarra estrés. No sabés por dónde empezar. Más de una vez te sentiste así, ¿no?
Hace mucho que no escribo y eso se debe a que las últimas dos semanas fueron muy intensas en términos laborales. Estábamos en proceso de alta de nuevos clientes para la agencia, revisión de campañas de clientes actuales y- en paralelo- estaba diseñando páginas web como freelancer. En pocas palabras, me la pasaba con la PC. Y parecía que nunca terminaba con nada.
Pero terminé. Y lo que me ayudó a terminar fue aprender a discriminar mis tareas en cuatro cuadrantes clave:
- Lo urgente e importante
- Lo no urgente e importante
- Lo urgente y no importante
- Lo no urgente y no importante
En mi opinión, poder discriminar tus tareas en estos cuatro cuadrantes te va a ayudar a organizarte muchísimo porque, de movida, te vas a sentir en control de tus quehaceres. En adición, al tener diferenciadas las tareas de esta forma, sabés qué encarar primero y cómo hacerlo.
Mucha introducción. Vamos a lo que nos importa a todos y todas.
Cuadrante #1: lo urgente e importante
Lo urgente y lo importante. El cuadrante número 1. ¿Te parece casualidad que lo haya puesto primero? Espero que tu respuesta haya sido no.
Esto es lo primero que tenemos que atacar. Y si podés, hacelo vos. Lo urgente y lo importante es aquello que realmente mueve la aguja en tu negocio, carrera universitaria o cualquier ámbito de tu vida. Te pongo algunos ejemplos para que entiendas mejor:
- Un cliente te pide algo que -de no hacerlo-, lo perdés
- Tenés que entregar un trabajo práctico mañana o sino recursás una materia
- Mañana es el cumple de tu novia y no le compraste ningún regalo todavía
Esas tres cosas -sobre todo la última- me pasan y me han pasado muchas veces. Lo urgente y lo importante es aquello que realmente define el futuro.
Si no le compro un regalo de cumple a mi novia, seguramente se enoje y eso puede afectar mi relación a futuro. Si un cliente me pide algo que considera importante -por ejemplo: activar una campaña específica por el día de la madre- y no lo hago, puede terminar nuestra relación. Eso es por lo que tenés que empezar si querés organizarte mejor en tu día a día.
Cuadrante #2: lo no urgente pero importante
Este es mi cuadrante favorito. Lo no urgente pero importante. ¿Por qué es mi favorito? Porque es el cuadrante que trae los mejores resultados.
A la hora de organizarte efectivamente es indispensable que tengas en mente cuál es tu horizonte. Aquello a lo que apuntás en el corto, mediano y largo plazo. Lo bueno de este cuadrante es que, como no te corre el reloj, podés planificar bien y ejecutar mejor.
Algunos ejemplos de tareas importantes, pero no urgentes son:
- Pensar una campaña de marketing para captar leads de potenciales clientes
- Tener un final clave en dos semanas y empezar a organizarte para estudiar
- En dos semanas es San Valentín y tenés que pensar un lindo plan para hacer con tu novia
Quise seguir en la línea de los ejemplos anteriores. Como te podrás dar cuenta, todas estas cosas son super importantes y realmente -de hacerlas bien- te pueden traer grandes resultados. Pero tenés tiempo. No hace faltar pasar la noche entera sin dormir. Y por eso es mi favorito. Hay gente que funciona mejor bajo presión, pero no es la mayoría de los casos.
Cuadrante #3: Cómo organizarte con lo urgente pero no importante
Lo urgente y lo no importante es aquello que genera ansiedad pero que no vale realmente la pena. Es complicado organizarte con esto porque es algo que surge todo el tiempo: llamadas telefónicas, pedidos exprés, mails, whatsapps, etcétera.
Lo urgente pero no importante, si tenés la posibilidad, lo tenés que delegar. Como dueño de un negocio tenés que tener en mente que tenés que ocuparte únicamente de lo importante. Si un cliente te llama de la nada, puede esperar. Si te mandan un mail, puede esperar la respuesta. Un consejo que a mi me sirve muchísimo para lidiar con este cuadrante es tener el celular en “no molestar”.
Cuando el celular te muestra una notificación, por más que no la veas en el momento, subconscientemente te quedás pensando en quién o qué te pudieron haber mandado y hasta que no lo ves, no parás. Eso es urgente pero no importante. Es, de hecho, contraproducente atacarlo en el momento porque te saca el foco y el momentum de lo que estás haciendo. Haceme caso con lo del celu en no molestar. Te cambia la vida.
Cuadrante #4: Cómo organizarte con lo no urgente y no importante
La respuesta es muy simple: no lo hacés. O lo dejás para el final del día, cuando no tengas más nada que hacer o no sepas que hacer.
Lo no urgente y lo no importante no debería ni existir en tu rutina productiva diaria. Pero es importante tener en cuenta este cuadrante también a la hora de organizarte porque te permite identificar aquellas tareas que no es necesario que hagas nunca y, aún así, tu negocio, tu carrera, tu relación va a seguir como viento en popa.
Al principio es complicado porque sentís que dejás cosas sin hacer, tareas inconclusas y demás, pero cuando hacés un análisis en retrospectiva o proyectás a largo plazo, te das cuenta que eso realmente no tiene ningún tipo de importancia. El hecho de no haber hecho esas tareas innecesarias te permitió enfocarte en otras cosas que te dan mejores resultados en el plano profesional y personal, que es súper importante.
Bonus track: Utilizá la ley de Paretto para organizarte y definir qué tarea va en cada cuadrante
Tenemos un artículo en el blog -si querés verlo, acá te dejo el link– que habla acerca de la ley de Paretto (mejor conocida como la regla del 80/20). Esta regla, a grandes rasgos, explica que el 80% de los resultados es producto del 20% de las acciones que realizás y las decisiones que tomás.
¿Por qué te digo esto? Porque identificando qué 20% de tus tareas diarias te da el 80% de los resultados en los diferentes escenarios de tu vida, podés discriminarlas mejor y armar los cuadrantes con mayor eficacia. Parece rebuscado. Parece complicado. Puede ser que un poco lo sea, pero una vez que tengas esto bien en claro, tu vida da un giro 180°.